Em poden demanar una fotcòpia del DNI per fer una reserva en un allotjament turístic?
Com a norma general, no és una pràctica que s’ajusti a la normativa de protecció de dades.
T’explico els motius basant-me en la normativa i en resolucions de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).
Fonaments Jurídics Principals
La sol·licitud d’una fotocòpia completa del DNI per a una simple reserva es considera, en la majoria dels casos, una mesura desproporcionada i que incompleix el principi de minimització de dades.
- Principi de minimització de dades: Aquest principi, recollit a l’article 5.1.c) del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), estableix que les dades personals han de ser «adequades, pertinents i limitades al que és necessari en relació amb les finalitats per a les quals són tractades». Una fotocòpia del DNI conté molta més informació de la necessària per a una reserva (fotografia, signatura, nom dels progenitors, etc.).
- Falta de base jurídica per a la recollida de la fotocòpia: Si bé els establiments d’allotjament tenen l’obligació legal de registrar els viatgers i comunicar les seves dades a les Forces i Cossos de Seguretat, aquesta obligació:
- Es compleix durant el registre d’entrada (check-in), no necessàriament en el moment de la reserva.
- Exigeix la recollida de dades concretes (nom, cognoms, número de DNI, data d’expedició, etc.), però no imposa l’obligació de conservar una fotocòpia del document.
L’Agència Espanyola de Protecció de Dades ha estat molt clara en aquest sentit. En la resolució Expediente N.º: EXP202301658, va sancionar un allotjament rural per exigir una còpia del DNI per WhatsApp o correu electrònic com a condició per accedir a l’apartament. L’AEPD va determinar que:
«La relació contractual que suposa l’estada en un allotjament justifica l’accés […] a les dades personals […] sempre que resultin necessàries […]; però no justifica l’accés a tota la informació que conté el document d’identitat del client i, menys encara, la recollida i conservació d’una fotocòpia o còpia en format digital d’aquest document sense que existeixi una base jurídica que així ho justifiqui.»
A més, la resolució afegeix que el compliment de la normativa de registre de viatgers es pot atendre «mostrant els corresponents documents d’identitat i anotant les seves dades, sense que sigui necessari remetre còpia del document».
Com pots actuar?
Si un allotjament et demana una fotocòpia del DNI per fer la reserva, pots fer el següent:
- Pregunta per la finalitat i la base legal: Demana a l’establiment que justifiqui per què necessita una còpia completa del document i en quina norma legal es basa per exigir-la.
- Ofereix una alternativa menys invasiva: Pots oferir-te a facilitar les dades necessàries per a la reserva (nom complet i número de DNI) i comunicar que presentaràs el document físicament durant el check-in per a la seva verificació, tal com exigeix la llei.
- Nega’t a enviar la còpia: Tens dret a negar-t’hi, argumentant que la sol·licitud és desproporcionada i contrària al principi de minimització de dades. Pots esmentar que la pràctica ha estat sancionada per l’AEPD.
- Presenta una reclamació: Si l’establiment insisteix i et denega el servei per no facilitar la fotocòpia, pots presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Conclusió
En resum, tot i que l’establiment té l’obligació legal d’identificar els seus hostes, aquesta obligació no justifica, com a norma general, la sol·licitud d’una fotocòpia del DNI per a la reserva. La pràctica correcta és mostrar el document en el moment del registre perquè l’establiment pugui recollir les dades estrictament necessàries.