A quines dades dels empleats poden accedir els representans dels treballadors?

Aquesta, és una qüestió clau en les relacions laborals, ja que implica equilibrar el dret a la informació dels representants dels treballadors amb el dret fonamental a la protecció de dades de la plantilla.

Com a regla general, els representants legals dels treballadors (comitè d’empresa, delegats de personal i delegats sindicals) tenen dret a accedir a aquelles dades que siguin necessàries i pertinents per a l’exercici de les seves funcions de representació, vigilància i negociació. Aquest dret no és absolut i està subjecte a límits importants.

A continuació, detallo a quines dades poden accedir, basant-me en la normativa i la jurisprudència disponibles.

Marc Jurídic Principal

El dret d’accés a la informació es fonamenta principalment en l’Artículo 64. Derechos de información y consulta y competencias. del Text refós de la Llei de l’Estatut dels Treballadors. Aquesta norma els atorga competències per:

• Exercir una tasca de vigilància del compliment de les normes laborals, de seguretat social i d’ocupació (Artículo 64.7.a) 1º del Estatuto de los Trabajadores).
• Vigilar el respecte i l’aplicació del principi d’igualtat de tracte i d’oportunitats entre dones i homes (Artículo 64.7.a) 3º del Estatuto de los Trabajadores).

Aquestes funcions justifiquen l’accés a determinades dades dels treballadors, fins i tot sense el seu consentiment individual, ja que la llei habilita aquesta cessió d’informació.

Exemples Concrets de Dades a les quals Poden Accedir

Basant-nos en la pràctica i en resolucions judicials, els representants poden sol·licitar:

1. Dades Salarials i Retributives (desagregades): Per verificar que no existeix discriminació salarial (bretxa salarial), poden sol·licitar informació sobre les quantitats percebudes pels treballadors en conceptes com complements salarials, retribució variable o percepcions extrasalarials. Aquesta informació ha de ser facilitada de manera desagregada per gènere, categoria professional o altres criteris objectius que permetin una anàlisi efectiva.
   • Fonament: La sentència del Tribunal Superior de Justicia de Islas Baleares/Illes Balears, Sala de lo Social, nº 398/2018, de 28-09-2018 va reconèixer el dret del comitè d’empresa a rebre informació sobre complements salarials, diferenciada per homes i dones, per poder exercir la seva funció de vigilància en matèria d’igualtat.
2. Butlletins de Cotització a la Seguretat Social (antics TC1 i TC2): Per comprovar el correcte compliment de les obligacions de l’empresa amb la Seguretat Social, tenen dret a accedir als documents de cotització.
   • Fonament: La sentència del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, Sala de lo Social, nº 66/2016, de 27-01-2016 va declarar el dret dels representants a tenir accés a aquests butlletins, considerant que la llei empara aquesta cessió de dades per a la seva funció de vigilància, sense necessitat del consentiment individual dels treballadors.
3. Registre de Jornada: Per controlar el compliment dels límits de jornada i la correcta retribució de les hores extraordinàries, els representants han de tenir accés als registres diaris de jornada.
   • Fonament: El Criterio Técnico OE ITSS nº 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y S.S. en materia de registro de Jornada estableix clarament que els registres han d’estar a disposició dels representants legals dels treballadors.
4. Còpia Bàsica dels Contractes de Treball: L’empresa ha de lliurar una còpia bàsica de tots els contractes que s’hagin de formalitzar per escrit. Aquesta còpia conté totes les dades del contracte excepte aquelles que puguin afectar la intimitat personal (com el DNI, domicili o estat civil).
5. Sancions per Faltes Molt Greus: Tenen dret a ser informats de totes les sancions imposades per faltes considerades molt greus, tot i que generalment sense identificar el treballador afectat per protegir la seva privacitat, llevat que sigui estrictament necessari per a la defensa dels seus drets.

Límits i Obligacions en Matèria de Protecció de Dades

L’accés a aquestes dades no és il·limitat i està subjecte a condicions estrictes:

• Principi de Pertinència i Necessitat: Només poden accedir a les dades que siguin estrictament necessàries per a la finalitat concreta que justifiqui la seva sol·licitud. No poden demanar dades de manera genèrica o per simple curiositat.
• Principi de Minimització de Dades: Sempre que sigui possible, la informació s’ha de facilitar de manera agregada o anonimitzada. Només quan sigui imprescindible per a la funció representativa es podran facilitar dades identificatives.
• Deure de Sigil Professional: Aquesta és una obligació fonamental. Segons l’Artículo 65. Capacidad y sigilo profesional. de l’Estatut dels Treballadors, els representants han de guardar secret sobre la informació rebuda, especialment si té caràcter reservat. No poden utilitzar la informació per a finalitats diferents de les que van motivar el seu lliurament, i aquest deure persisteix fins i tot després d’acabar el seu mandat.

Què passa si un treballador s’hi nega?

La jurisprudència ha establert que, quan l’accés a la informació està emparat per una obligació legal per a l’exercici de funcions representatives (com la vigilància del compliment normatiu), no es requereix el consentiment individual del treballador. El dret dels representants preval en aquests casos, sempre que es respectin els límits esmentats. No obstant això, en casos on la necessitat no estigui tan clarament justificada, la voluntat del treballador podria ser un factor a considerar, com apunta la sentència del Tribunal Superior de Justicia de Cantabria, Sala de lo Social, nº 378/2015, de 08-05-2015.

En Resum

Dades salarials desagregades per gènere/categoria  Sí   Artículo 64.7.a) 3º del Estatuto de los Trabajadores i STSJ BAL 1154/2018

Butlletins de cotització (TC1/TC2)    Sí    Artículo 64.7.a) 1º del Estatuto de los Trabajadores i TSJ Madrid 66/2016

Registre de jornada         Sí      Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores i Criterio Técnico ITSS 101/2019 | |

Còpia bàsica de contractes      Sí      Artículo 64.4 del Estatuto de los Trabajadores Dades personals íntimes (DNI, domicili, etc.)       | No      | Principi de minimització de dades i dret a la intimitat.

Si necessites més ajuda, noi dubtis en contactar-nos